ADRESSEN-MANAGER |
D O K U M E N T A T I O N |
I. ALLGEMEINE KURZBESCHREIBUNG: | |
Die Eingabemaske besteht aus 5 Hauptgruppen | |
1. FIRMENDATEN/FUNKTIONSBUTTONS | |
mit den Datenfeldern: | Firma, Adresse, Postleitzahl, Ort, WEB-Page, Tel-Nr., Firmen E-Mailadresse, Mitarbeiter (Ges), EDV-Team (Ma), Kundeninteresse (Unbekannt/Ja/Nein), Branche und GF (Geschäftsführung). |
Die Navigation erfolgt entweder mittels der Pfeiltasten | |
<-- Ein Datensatz rückwärts --> Ein Datensatz vorwärts oder durch Eingabe der Datensatznummer |
LIST | listet alle Firmen mit definiertem Suchbegriff vom Eingabefeld FIRMA. (Die Länge der Liste ist bei dem Feld ANZEIGE einstellbar, Standard 15 Elemente). |
DB-ABFRAGE | wie LIST, jedoch zusätzlich mit Kriterienauswahl. |
INSERT | fügt einen neuen Datensatz ein. |
UPDATE | ändert einen vorhandenen Datensatz. |
DESCR. | Description - erstellt ein Beschreibungsfeld mit 16.000 Zeichen. |
DELETE | löscht einen Datensatz. |
SEARCH | sucht den ersten Datensatz, in dem der Suchbegriff im Feld Firma vorkommt. |
NEW | stellt eine leere Eingabemaske für LIST, INSERT oder SEARCH zur Verfügung. |
EASY | Adressensuche mit einfacher Eingabemaske und Kriterienauswahl |
(komplexe Adressensuche - Siehe DB-ABFRAGE) | |
BS-MASKE/EDIT | ändert die frei definierbaren Felder (Siehe Punkt 4). |
IMPORT | Import von Datenbanksicherungen. |
EXPORT | Export der Datenbanken bzw. Datenexport über die CSV-Schnittstelle für die Weiterbearbeitung mit MS-Excel. |
REORG | Daten-Reorganisation / Konsistenzprüfung. |
2. KATEGORIEN | |
KATEGORIE 1-4 und zugeordnete TERMINE |
3. ANSPRECHPARTNER | |
ANSPRECHPARTNER 1-3, E-MAIL (Ansprechpartner), TEL (Ansprechpartner), ABTEILUNG (Ansprechpartner), BEM (Bemerkung für jeden Ansprechpartner). |
4. FREI DEFINIERBARE FELDER | |
Es kann ein Block mit 12 Feldern frei definiert werden. - Standardmäßig sind die Felder mit: | |
Zulieferant 1-3 Lieferant 1-3 / Info 1 Lieferant 1-3 / Info 2 Lieferant 1-3 / Info 3 belegt. |
5. BEMERKUNGSFELD |
Es können Texte bis zu max. 9.000 Zeichen eingegeben werden. |
II. SCHNELLSTART-ANLEITUNG | ||
NEUEINGABE: | ||
- mit NEW leere Datenfelder erzeugen | ||
- Daten (Firma, Adresse, u.s.w.) eingeben. | ||
- optionell: | DESCR. - Eingabe einer längeren Beschreibung (16.000 Zeichen) - Copy/Paste Funktion | |
- Branchenauswahl | SEL Auswahl (Wahl:XX) -> wenn nicht vorhanden -> neue Branche definieren und mit OK sichern. | |
Datensatz mit INSERT speichern. | ||
ÄNDERN: | ||
Firmenbezeichnung (ähnlicher Wortlaut) eingeben -> SEARCH | ||
Sollte nicht die gewünschte Firmenbezeichnung angezeigt werden -> LIST | ||
Korrekte Firmenbezeichnung auswählen ->ID | ||
Die gewünschten Änderungen durchführen und mit -> UPDATE sichern | ||
LÖSCHEN: | ||
Unternehmen eingeben -> SEARCH bzw. -> LIST | ||
-> DELETE und bestätigen (Sollte nicht die richtige Auswahl getroffen sein <-- oder -->) | ||
SUCHEN: | ||
Variante 1: | Suchbegriff im Feldtyp Firma eingeben => SEARCH | |
Ausgabe: | Die nächste Firma in alphabetischer Reihenfolge. | |
Variante 2: | Suchbegriff im Feldtype Firma eingeben => LIST | |
Ausgabe: | Alle Firmen, die den Suchstring enthalten - Mit Anwahl der zugeordnetet ID | |
können Detailinformationen eingesehen werden. | ||
Variante 3: | Suchbegriff im Feldtype Firma eingeben => DB-ABFRAGEN | |
Ausgabe: | Suchkriterien ORT,POSTLEITZAHL,MITARBEITER-ANZAHL u.s.w. spezifizieren => SORTIEREN | |
Mit Anwahl der zugeordnetet ID können Detailinformationen eingesehen werden. | ||
EXPORTFUNKTION-CSV (MS-Excel): | ||
Variante 1: | Suchbegriff im Feldtype Firma eingeben => LIST => CSV | |
Variante 2: | Suchbegriff im Feldtype Firma eingeben => DB-ABFRAGEN => CSV | |
Variante 3: | Mit Anwahl von EXPORT stehen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung: | |
=> | Export der gesamten Unternehmensdatenbank (Siehe IMPORT), | |
=> | Export der gesamten Branchendatenbank (Siehe IMPORT), | |
=> | Export der gesamten Descriptiondatenbank (Siehe IMPORT), | |
=> | Export aller Firmendaten -> MS-Excel | |
=> | Export aller Firmen für die eine der 4 möglichen Kategorien zutrifft. -> MS-Excel | |
So können z.B. verschiedenen Unternehmen die Kategorie Aussendung Flyer1 zugeordnet werden, | ||
die mit dieser Abfrage in Form einer gemeinsamen Liste zusammengefaßt werden können. | ||
Der Feldtyp Kategorie kann für jede erdenkliche Variante verwendet werden, so | ||
z.B.Firmenneugründungen, Kennzeichnung von Mitbewerbsfirmen,Zentrale oder Filiale, | ||
besonderes Interesse u.v.m. | ||
Dieser Abfragetype ist auch unter DB-ABFRAGEN möglich. | ||
=> | Export aller Ansprechpartner -> MS-Excel | |
=> | Export aller Ansprechpartner, wo Kundeninteresse seitens des entsprechenden | |
Unternehmens vorliegt -> MS-Excel | ||
Unternehmensbeschreibung (Description): | ||
Jedem Unternehmen ist eine Description zugeordnet, die neben den Bemerkungsfeld zusätzlich | ||
15.000 Zeichen fassen kann.Dieser Feldtyp ist für umfangreiche Dokumentation gedacht. | ||
So können neben eigenen Angaben auch Bildschirminhalte, die z.B. vom jeweiligen Internet Browser | ||
mittels der COPY/PASTE Funktion in das Feld übernommen werden können, mit in die Datenbank übernommen werden. | ||
mit OK | werden diese Daten gesichert bzw | |
mit DELETE | wieder gelöscht. | |
mit Export | wird der Inhalt mit den Firmendaten für externe Programme, wie z.B MS-Word, MS- Wordpad u.s.w | |
zur Verfügung gestellt. | ||
Um rasch erkennen zu können, ob eine Firmenbeschreibung vorhanden ist, befindet sich neben den | ||
Description-Aufruf die Kennung VORHANDEN od. NICHT VORHANDEN. | ||
Branchen / Branchenzuordnung: | ||
Jedem Unternehmen kann eine Branche zugeordnet werden.Dies wird mit der Select-Funktion, die neben | ||
dem Brachenfeld angeordnet ist, durchgeführt.Da bei vielen Unternehmen die gewerbsmäßige Hauptbranche nicht | ||
immer gleich zu erkennen ist, kann die Branchendefinition sehr variabel selbst zugeordnet werden. | ||
Mit der Funktion WAHL-XX kann die jeweilige Branche fix in das Branchenfeld übernommen werden. | ||
Mittels der Suchfunktion kann der in Frage kommende Branchentyp sehr rasch ermittelt werden -> Eingabe des Suchstrings | ||
und die in Frage kommenden Branchentypen werden rot gekennzeichnet. | ||
Neuanlage/Ändern | => Neuer Eintrag - Hierbei ist eine Branchen-ID festzulegen, die eindeutig gegenüber den | |
anderen Branchen definiert sein muß. In weiterer Folge erfolgt die Branchendefinition. | ||
SICHERN -> OK bzw. ändern und wieder mit OK bestätigen. | ||
ACHTUNG nach der Bestätigung erfolgt sofort eine alphabetische Sortierung. | ||
Löschen | => Neben den OK-Button befindet sich der DELETE-Button mittels dessen wieder die Branche | |
entfernt werden kann. | ||
Die Branchen sind in Anlehnung an die Einteilung der Wirtschaftszweige in der EU NACE Rev. 2.0 | ||
(Nomenclature statistique des activites economiques dans la Communaute europeenne) vordefiniert. | ||
Kennzeichenaufbau: | Q 01 KRANKENHAUS (Gruppe Q= Gesundheits / Sozialwesen), | |
I 47 GASTRONOMIE, | ||
I 48 HOTEL, HERBERGE, PENSION (Gruppe I= Gastgewerbe, Beherbergung und Gastronomie) | ||
Bildschirm-Maske / Eigene Felddefinitionen: | ||
Es können 12 Felder nach eigenem Ermessen definiert werden, die in der Bildschirmmaske und allen Ausgabeberichten | ||
dementsprechend mitberücksichtigt werden.Diese Felder können mittels der Funktion BS-MASKE/EDIT definiert werden. | ||
Standardmäßig sind diese Felder mit Zulieferant 1 -3 bzw. LIEF1 / INFO 1, LIEF 2 / INFO 1, u.s.w gekennzeichnet. | ||
Zu beachten ist, daß die 3 Feldtypen ZULIEFERANT 1-3 in der Funktion DB-ABFRAGEN eingebunden sind. | ||
Zusätzlich können Sie Ihre Firmeninitialen setzen. Mit BS-MASKE/SAVE können diese Definitionen gesichert werden. | ||
Mit BS-MASKE/RESET wieder auf Standardwerte gesetzt werden. | ||
DATENSICHERUNG: | ||
Die Datensicherung aller Datenbanken wird mittels der IMPORT und EXPORT Funktion durchgeführt. | ||
Hierbei stehen 3 EXPORT/IMPORT Funktionen zur Verfügung: | ||
=> | der gesamten Unternehmensdatenbank | |
=> | der gesamten Descriptiondatenbank | |
(jedem Unternehmen kann eine Detailbeschreibung zugeordnet werden). | ||
=> | der Branchendatenbank | |
Die Daten können in MS-Excel weiterbearbeitet werden, sofern die Formatierung, die für die Import-Funktion | ||
benötigt wird, beibehalten bleibt. | ||
Beim Datenimport sollte nachfolgende Reihenfolge beachtet werden: | ||
Im ersten Schritt sollte die Kunden-DB importiert werden - wobei alle vorhandenen Daten gelöscht werden. | ||
Im zweiten Schritt -> Import der Description-DB | ||
Im dritten Schritt -> Import der Branchen-DB | ||
Hinweis: Beim Import der Description-DB werden nur alle jene Unternehmen importiert, | ||
die auch in der Kunden-DB enthalten sind. | ||
Fehlerbehandlung: | ||
Die Datenbanken werden fehlertolerant vom System automatisch geführt. | ||
Sollte trotzdem ein Problem auftreten - So kann eine Datenreorganisation durchgeführt werden -> REORG | ||
Gleichzeitig wird der Datensatz-Zugriff optimiert; | ||
Vorgangsweise: | ||
- Export der drei Datenbanken (Kunden-DB, Description-DB und Branchen-DB) | ||
- REORG (In Abhängigkeit der Datenmengen kann dieser Vorgang entsprechend andauern). |