ADRESSEN-MANAGER

 
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D O K U M E N T A T I O N

 
  
I. ALLGEMEINE KURZBESCHREIBUNG:
Die Eingabemaske besteht aus 5 Hauptgruppen
  
1. FIRMENDATEN/FUNKTIONSBUTTONS
mit den Datenfeldern:Firma,
Adresse,
Postleitzahl,
Ort,
WEB-Page,
Tel-Nr.,
Firmen E-Mailadresse,
Mitarbeiter (Ges),
EDV-Team (Ma),
Kundeninteresse (Unbekannt/Ja/Nein),
Branche und
GF (Geschäftsführung).
Die Navigation erfolgt entweder mittels der Pfeiltasten
 <-- Ein Datensatz rückwärts
--> Ein Datensatz vorwärts
oder durch Eingabe der Datensatznummer
  
LIST listet alle Firmen mit definiertem Suchbegriff vom Eingabefeld FIRMA.
(Die Länge der Liste ist bei dem Feld ANZEIGE einstellbar, Standard 15 Elemente).
DB-ABFRAGE wie LIST, jedoch zusätzlich mit Kriterienauswahl.
INSERTfügt einen neuen Datensatz ein.
UPDATEändert einen vorhandenen Datensatz.
DESCR.Description - erstellt ein Beschreibungsfeld mit 16.000 Zeichen.
DELETElöscht einen Datensatz.
SEARCHsucht den ersten Datensatz, in dem der Suchbegriff im Feld Firma vorkommt.
NEWstellt eine leere Eingabemaske für LIST, INSERT oder SEARCH zur Verfügung.
EASY Adressensuche mit einfacher Eingabemaske und Kriterienauswahl
 (komplexe Adressensuche - Siehe DB-ABFRAGE)
BS-MASKE/EDITändert die frei definierbaren Felder (Siehe Punkt 4).
IMPORTImport von Datenbanksicherungen.
EXPORTExport der Datenbanken bzw.
Datenexport über die CSV-Schnittstelle für die Weiterbearbeitung mit MS-Excel.
REORGDaten-Reorganisation / Konsistenzprüfung.
  
2. KATEGORIEN
 KATEGORIE 1-4 und zugeordnete TERMINE
  
3. ANSPRECHPARTNER
 ANSPRECHPARTNER 1-3,
E-MAIL (Ansprechpartner),
TEL (Ansprechpartner),
ABTEILUNG (Ansprechpartner),
BEM (Bemerkung für jeden Ansprechpartner).
  
4. FREI DEFINIERBARE FELDER
Es kann ein Block mit 12 Feldern frei definiert werden. -
Standardmäßig sind die Felder mit:
 Zulieferant 1-3
Lieferant 1-3 / Info 1
Lieferant 1-3 / Info 2
Lieferant 1-3 / Info 3
belegt.
 
5. BEMERKUNGSFELD
Es können Texte bis zu max. 9.000 Zeichen eingegeben werden.


  
II. SCHNELLSTART-ANLEITUNG
  
NEUEINGABE:
- mit NEW leere Datenfelder erzeugen
- Daten (Firma, Adresse, u.s.w.) eingeben.
- optionell: DESCR. - Eingabe einer längeren Beschreibung (16.000 Zeichen) - Copy/Paste Funktion
- BranchenauswahlSEL Auswahl (Wahl:XX) -> wenn nicht vorhanden -> neue Branche definieren und mit OK sichern.
Datensatz mit INSERT speichern.
  
ÄNDERN:
Firmenbezeichnung (ähnlicher Wortlaut) eingeben -> SEARCH
Sollte nicht die gewünschte Firmenbezeichnung angezeigt werden -> LIST
Korrekte Firmenbezeichnung auswählen ->ID
Die gewünschten Änderungen durchführen und mit -> UPDATE sichern
  
LÖSCHEN:
Unternehmen eingeben -> SEARCH bzw. -> LIST
-> DELETE und bestätigen (Sollte nicht die richtige Auswahl getroffen sein <-- oder -->)
  
SUCHEN:
Variante 1:Suchbegriff im Feldtyp Firma eingeben => SEARCH
Ausgabe: Die nächste Firma in alphabetischer Reihenfolge.
  
Variante 2:Suchbegriff im Feldtype Firma eingeben => LIST
Ausgabe: Alle Firmen, die den Suchstring enthalten - Mit Anwahl der zugeordnetet ID
  können Detailinformationen eingesehen werden.
  
Variante 3:Suchbegriff im Feldtype Firma eingeben => DB-ABFRAGEN
Ausgabe: Suchkriterien ORT,POSTLEITZAHL,MITARBEITER-ANZAHL u.s.w. spezifizieren => SORTIEREN
  Mit Anwahl der zugeordnetet ID können Detailinformationen eingesehen werden.
  
EXPORTFUNKTION-CSV (MS-Excel):
Variante 1:Suchbegriff im Feldtype Firma eingeben => LIST => CSV
  
Variante 2:Suchbegriff im Feldtype Firma eingeben => DB-ABFRAGEN => CSV
  
Variante 3: Mit Anwahl von EXPORT stehen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung:
=> Export der gesamten Unternehmensdatenbank (Siehe IMPORT),
=> Export der gesamten Branchendatenbank (Siehe IMPORT),
=> Export der gesamten Descriptiondatenbank (Siehe IMPORT),
  
=> Export aller Firmendaten -> MS-Excel
=> Export aller Firmen für die eine der 4 möglichen Kategorien zutrifft. -> MS-Excel
  So können z.B. verschiedenen Unternehmen die Kategorie Aussendung Flyer1 zugeordnet werden,
  die mit dieser Abfrage in Form einer gemeinsamen Liste zusammengefaßt werden können.
  Der Feldtyp Kategorie kann für jede erdenkliche Variante verwendet werden, so
  z.B.Firmenneugründungen, Kennzeichnung von Mitbewerbsfirmen,Zentrale oder Filiale,
  besonderes Interesse u.v.m.
  Dieser Abfragetype ist auch unter DB-ABFRAGEN möglich.
=> Export aller Ansprechpartner -> MS-Excel
=> Export aller Ansprechpartner, wo Kundeninteresse seitens des entsprechenden
  Unternehmens vorliegt -> MS-Excel
  
Unternehmensbeschreibung (Description):
Jedem Unternehmen ist eine Description zugeordnet, die neben den Bemerkungsfeld zusätzlich
15.000 Zeichen fassen kann.Dieser Feldtyp ist für umfangreiche Dokumentation gedacht.
So können neben eigenen Angaben auch Bildschirminhalte, die z.B. vom jeweiligen Internet Browser
mittels der COPY/PASTE Funktion in das Feld übernommen werden können, mit in die Datenbank übernommen werden.
mit OK werden diese Daten gesichert bzw
mit DELETE wieder gelöscht.
mit Export wird der Inhalt mit den Firmendaten für externe Programme, wie z.B MS-Word, MS- Wordpad u.s.w
  zur Verfügung gestellt.
Um rasch erkennen zu können, ob eine Firmenbeschreibung vorhanden ist, befindet sich neben den
Description-Aufruf die Kennung VORHANDEN od. NICHT VORHANDEN.
  
Branchen / Branchenzuordnung:
Jedem Unternehmen kann eine Branche zugeordnet werden.Dies wird mit der Select-Funktion, die neben
dem Brachenfeld angeordnet ist, durchgeführt.Da bei vielen Unternehmen die gewerbsmäßige Hauptbranche nicht
immer gleich zu erkennen ist, kann die Branchendefinition sehr variabel selbst zugeordnet werden.
Mit der Funktion WAHL-XX kann die jeweilige Branche fix in das Branchenfeld übernommen werden.
Mittels der Suchfunktion kann der in Frage kommende Branchentyp sehr rasch ermittelt werden -> Eingabe des Suchstrings
und die in Frage kommenden Branchentypen werden rot gekennzeichnet.
Neuanlage/Ändern => Neuer Eintrag - Hierbei ist eine Branchen-ID festzulegen, die eindeutig gegenüber den
       anderen Branchen definiert sein muß. In weiterer Folge erfolgt die Branchendefinition.
       SICHERN -> OK bzw. ändern und wieder mit OK bestätigen.
       ACHTUNG nach der Bestätigung erfolgt sofort eine alphabetische Sortierung.
   
Löschen => Neben den OK-Button befindet sich der DELETE-Button mittels dessen wieder die Branche
       entfernt werden kann.
Die Branchen sind in Anlehnung an die Einteilung der Wirtschaftszweige in der EU NACE Rev. 2.0
(Nomenclature statistique des activites economiques dans la Communaute europeenne) vordefiniert.
Kennzeichenaufbau: Q 01 KRANKENHAUS (Gruppe Q= Gesundheits / Sozialwesen),
  I 47 GASTRONOMIE,
 I 48 HOTEL, HERBERGE, PENSION (Gruppe I= Gastgewerbe, Beherbergung und Gastronomie)
  
Bildschirm-Maske / Eigene Felddefinitionen:
Es können 12 Felder nach eigenem Ermessen definiert werden, die in der Bildschirmmaske und allen Ausgabeberichten
dementsprechend mitberücksichtigt werden.Diese Felder können mittels der Funktion BS-MASKE/EDIT definiert werden.
Standardmäßig sind diese Felder mit Zulieferant 1 -3 bzw. LIEF1 / INFO 1, LIEF 2 / INFO 1, u.s.w gekennzeichnet.
Zu beachten ist, daß die 3 Feldtypen ZULIEFERANT 1-3 in der Funktion DB-ABFRAGEN eingebunden sind.
Zusätzlich können Sie Ihre Firmeninitialen setzen. Mit BS-MASKE/SAVE können diese Definitionen gesichert werden.
Mit BS-MASKE/RESET wieder auf Standardwerte gesetzt werden.
  
DATENSICHERUNG:
Die Datensicherung aller Datenbanken wird mittels der IMPORT und EXPORT Funktion durchgeführt.
Hierbei stehen 3 EXPORT/IMPORT Funktionen zur Verfügung:
=> der gesamten Unternehmensdatenbank
=> der gesamten Descriptiondatenbank
  (jedem Unternehmen kann eine Detailbeschreibung zugeordnet werden).
=> der Branchendatenbank
Die Daten können in MS-Excel weiterbearbeitet werden, sofern die Formatierung, die für die Import-Funktion
benötigt wird, beibehalten bleibt.
  
Beim Datenimport sollte nachfolgende Reihenfolge beachtet werden:
Im ersten Schritt sollte die Kunden-DB importiert werden - wobei alle vorhandenen Daten gelöscht werden.
Im zweiten Schritt -> Import der Description-DB
Im dritten Schritt -> Import der Branchen-DB
Hinweis: Beim Import der Description-DB werden nur alle jene Unternehmen importiert,
die auch in der Kunden-DB enthalten sind.
  
Fehlerbehandlung:
Die Datenbanken werden fehlertolerant vom System automatisch geführt.
Sollte trotzdem ein Problem auftreten - So kann eine Datenreorganisation durchgeführt werden -> REORG
Gleichzeitig wird der Datensatz-Zugriff optimiert;
Vorgangsweise: 
 - Export der drei Datenbanken (Kunden-DB, Description-DB und Branchen-DB)
 - REORG (In Abhängigkeit der Datenmengen kann dieser Vorgang entsprechend andauern).